Cees Mensink: ‘Je kunt niet te snel te veel tijd besteden aan de menselijke kant van een integratie’

Eind 2018 gingen de pathologie laboratoria van het St. Antonius Ziekenhuis en het Diakonessenhuis in elkaar op. Omdat de labs verschillende werkwijzen hanteerden, werd het een traject met uitdagingen. Cees Mensink, Manager Bedrijfsvoering bij Pathologie DNA, deelt zijn lessen.

Samen sta je sterker. Maar welke hobbels kom je tegen als je de pathologie laboratoria van twee ziekenhuizen – het St. Antonius Ziekenhuis en het Diakonessenhuis – samenvoegt? Cees Mensink kan het weten. Hij is Manager Bedrijfsvoering bij Pathologie DNA, het samenwerkingsverband (zie kader) waar het geïntegreerde lab onderdeel van is. Vanuit zijn werkkamer in het St. Antonius Ziekenhuis geeft hij via FaceTime antwoord. ‘Technisch en praktisch hebben we overal aan gedacht. De ICT-systemen zijn samengevoegd en we hebben aanpassingen gedaan aan de locatie in Nieuwegein. Het samenbrengen van verschillende werkwijzen heeft uiteindelijk tot de meeste uitdagingen geleid. Zeker in een medisch laboratorium, waar de belangen groot zijn en de druk hoog is, kunnen verschillende opvattingen leiden tot verwarring en wrijving. Als zoiets gaat broeien, ontstaat er iets wat je niet wilt.’

Kun je een concreet voorbeeld noemen?
‘In het ene ziekenhuis wordt een stukje weefsel als spoed beschouwd, maar volgens de werkwijze van het andere ziekenhuis is het geen spoed. Dat is geen kwestie van goed of fout, maar heeft alles te maken met de afspraken die intern zijn gemaakt. Vervolgens denken ze: “En nu?” Duidelijkheid is essentieel.’

Had het voorkomen kunnen worden?
‘Achteraf is het makkelijk om te zeggen: “Dat hadden we anders moeten doen.” Misschien hadden we iemand moeten aanstellen die zich puur en alleen richtte op het samenbrengen van de verschillende werkwijzen. Aan de andere kant: fusies zijn nou eenmaal lastig. Ik was recent bij een klantbijeenkomst van Goudsteen en Danaë. Daar ontdekte ik dat ook zij worstelen met de integratie van de twee bureaus, terwijl zij veranderkundigen zijn. Hoe je twee organisaties – pathologie labs in dit geval – bij elkaar brengt en wat je dan tegenkomt, ontdek je pas als je het doet.’

Vanuit Gouden Gasten werken Barbara en Judith inmiddels als interimmers op de afdeling. Welke opdracht heb je hen meegegeven?
‘Barbara hebben we aangehaakt om het verandertraject te begeleiden. Toen ons afdelingshoofd vertrok heeft zij die taak ook op haar genomen. Het voordeel is dat ze in deze rol nog directer kan sturen. Toen er enige tijd later een teamhoofd vertrok, hebben we Judith aangehaakt. Aan beiden Gouden Gasten de taak om van twee culturen weer één te maken.’ 

Wat moet je kunnen om een integratie in goede banen te leiden?
‘Mensen houden vast aan gewoontes, ook als een organisatie verandert. Er is best wat voor nodig om patronen te doorbreken. Daar komt senioriteit bij kijken, maar ook: goed luisteren, meebewegen, begrip tonen en behoeftes in kaart brengen. Je hebt de zakelijkheid nodig om heel helder te laten weten binnen welke kaders het werk gedaan moet worden en tegelijkertijd moet je dat doen met gevoel voor de mens. Zeker aan dat laatste ontbrak het op deze afdeling. Judith en Barbara voegen dat toe.’

Een Gouden Gast volgens Cees

‘Plezierige mensen die de goede dingen doen om het gewenste doel te bereiken. Gouden Gasten zijn actief op de werkvloer om de verandering ook daadwerkelijk te bewerkstelligen. Veel adviseurs zijn in staat om prachtige analyses te maken, maar daar blijft het vaak bij. De analyse had ik in dit geval zelf al gemaakt. Met die analyse aan de slag gaan, dat is het moeilijkste. Voor is mij zit daar het verschil tussen een gast en een gouden gast.’

logo-small-kader

Wat is het voordeel van werken met interimmers?
‘Judith en Barbara worden niet gehinderd door ingeslepen patronen – ze hebben een frisse blik. Ze stellen alle vragen die ze willen stellen en worden niet gehinderd door emoties. Het was een bewuste keuze om het verandertraject te laten leiden door interimmer Barbara, al wilden we dat doen met de toen nog zittende leidinggevenden. Het liep anders. Omdat Barbara en Judith tijdelijk bij ons zijn, gaan we leidinggevenden werven. Dat worden mensen van buiten, mensen zonder voorkennis.’

Barbara en Judith zijn nu een paar maanden actief. Zie je al iets ontstaan?
‘Ik zie dat de duidelijke kaders houvast bieden voor de medewerkers. Tegelijkertijd betrekken Judith en Barbara de medewerkers bij het vinden van oplossingen voor uitdagingen. Die combinatie werkt goed. Medewerkers weten nu precies binnen welke kaders er ruimte is om de afdeling samen vorm te geven.’

Waarom heb je Gouden Gasten aangehaakt?
‘Toen ik met Albert Goldsteen in contact kwam merkte ik dat Gouden Gasten het tot een kunst hebben verheven om problemen helder en duidelijk te omschrijven; ze komen snel tot de kern. Dat combineren ze met doen en creativiteit. Gouden Gasten zijn in staat om uitdagingen op een niet alledaagse manier aan te vliegen.’

Inmiddels ben je ervaringsdeskundige. Wat zou je tegen managers willen zeggen die aan de vooravond staan van een integratie?
‘Technisch en organisatorisch kun je van alles goed en zorgvuldig regelen. Je kunt het in documenten en draaiboeken prachtig en uitvoerig beschrijven – en dat moet je ook doen. Maar je kunt niet snel te veel tijd besteden aan het menselijke aspect van een integratie. Maak er tijd voor, ondanks de tijdsdruk die er is. Zorg ervoor dat je de zorgen van medewerkers in kaart brengt en dat je er iets mee doet. Het menselijke aspect is het moeilijkste van een fusie.’

Over Pathologie DNA

Pathologie DNA is een samenwerkingsverband tussen de pathologie laboratoria van het Jeroen Bosch Ziekenhuis in Den Bosch (D), het St. Antonius Ziekenhuis in Nieuwegein (N) en Rijnstate in Arnhem (A). Pathologie DNA werd in 2014 opgericht om kwaliteit en deelspecialisaties beter tot hun recht te laten komen. Mensink: ‘Er zijn zoveel specialisaties binnen de pathologie, voor een patholoog is dat niet allemaal te behappen. Met behulp van dit samenwerkingsverband kunnen we de specialismen over meerdere ziekenhuizen verdelen en daarmee de kwaliteit van de pathologiediagnostiek verbeteren.’