Jayani Masthoff & Hanane Abaydi

Organisatie als ecosysteem

Een inclusieve organisatie is een levend systeem en heeft dezelfde kenmerken als een ecosysteem; er is geen begin- en geen eindpunt. Alles is met elkaar verbonden en continu in beweging. Daarnaast is, om te kunnen (over)leven, alles in het systeem hard nodig en afhankelijk van elkaar. Benut je een schakel onvoldoende, dan heeft dit (negatieve) gevolgen voor alle schakels in het ecosysteem. Een inclusieve organisatie is veerkrachtig, wendbaar, flexibel, adaptief en iedereen in dit systeem neemt ook deel aan andere ecosystemen. Dit systeem staat niet stil: het functioneert alleen door verbinding te maken met andere ecosystemen, beweging, ontwikkeling en door continu te blijven leren. 

Wellicht denk je bij het woord ecosysteem direct aan een natuurgebied. Maar wist je dat jouw team, jouw organisatie en zelfs jouw relatie van nature een ecosysteem is? Met nadruk op ‘van nature’, omdat wij als mens ook het vermogen hebben om ecosystemen te kunnen transformeren naar een egosysteem waarbij het holistisch denken wordt losgelaten en alles draait om het individu. Waarbij problemen vanuit het reductionistisch denken worden geanalyseerd en opgelost en hierdoor de dynamiek en de onderlinge relaties onvoldoende gezien en benut worden. Denk aan het sollicitatiegesprek waarbij je er zeker van wilt zijn dat de sollicitant een kwaliteit inbrengt die minstens even goed of beter is dan diens voorganger. Of dat je wilt dat de sollicitant alles recht zet wat de voorganger niet goed heeft gedaan.

Waar je tijdens het gesprek dan oog voor zult hebben, zijn de kenmerken die overeenkomen met de persoon die de vacature vervulde. Je zult gedurende het gesprek weinig tot geen oog hebben voor de meerwaarde van de sollicitant. Wanneer je de kandidaat zou zien vanuit het beeld waarin jouw team en organisatie een ecosysteem is, dan kijk je naar waardecreatie in plaats van de persoonskenmerken van de sollicitant. Je begrijpt dan goed dat je niet een vacature te vervullen hebt, maar dat je als organisatie een missie te volbrengen hebt. En hiervoor heb je alle schakels, en daarmee ook alle diversiteit, nodig van het ecosysteem.

Als we het hebben over kapitaalvernietiging of talentverspilling, dan begrijp je meteen dat dit onwenselijk is. Vanuit het ecosysteemdenken raakt deze verspilling meer dan alleen de persoon of het team om wie het gaat. Deze verspilling ontregelt het hele systeem, omdat alles met elkaar in verbinding staat en de schakels elkaar voeden. Kapitaal dat niet benut wordt, betekent minder voeding voor de volgende schakels. En daarmee creëer je dus een hele cyclus van verspilling, omdat je de schakels hebt gevoed vanuit armoede en niet vanuit rijkdom. Dit werkt door tot op procesniveau, op jouw beleid, op de besluiten die je neemt, de kansen die je benut, de wendbaarheid en veerkracht van jouw organisatie en ga zo maar door. 

Dit wil je natuurlijk voorkomen in jouw werving- en selectieproces. Daarom is het van belang dat je tijdens het intakegesprek met de vacaturehouder en de recruiter en/of HR-adviseur een ‘selfie’ maakt van het team: jouw 0-punt. En je definieert de groei die je als team, als organisatie en bekeken vanuit de samenleving wilt maken. Hoe draagt het team en de organisatie bij aan een optimaal functionerend ecosysteem (de rechtvaardige samenleving) en wat betekent dit voor de functie waar nu een vacature voor is? 

Er bij een vacature even snel een oude functiebeschrijving bij pakken, draagt wat ons betreft niet bij aan de transformatie naar een inclusieve organisatie. Je zult het al bestaande beleid, en daarmee alle bijbehorende documentatie, moeten scannen op relevantie en op mogelijke weeffouten die uitsluiting in de hand werken. Het is hierbij belangrijk dat je het durft om heilige huisjes, zoals het functiehuis of -boek, los te laten. Het functiehuis staat op een gegeven moment namelijk niet meer in verbinding met de ontwikkeling binnen en buiten de organisatie. Ook wordt over het algemeen bij het ontwerp van het functiehuis niet stilgestaan bij de interacties, de relatie en de afhankelijkheden tussen functies onderling en de dynamiek van de buitenwereld. Het functiehuis zorgt er in dit geval voor dat niet alle schakels in het ecosysteem benut worden en de organisatie niet inclusief is. Ook al neem je dus een medewerker uit de ondervertegenwoordigde groep aan!

Het willen zijn van een inclusieve organisatie vraagt letterlijk van jou dat je niet alleen stilstaat bij wat er gebeurt nadat je voorzien bent in de diversiteitsbehoefte, maar ook goed stilstaat bij de afhankelijkheden en relaties binnen en buiten de organisatie. Zowel op de korte als op de lange termijn. Met andere woorden: “Inclusie gaat verder dan alleen zorgen voor een zachte landing op de werkvloer voor de nieuwe medewerker. En dit proces heeft geen begin en kent geen eindpunt. Je ontdekt namelijk iedere keer weer nieuwe relaties en afhankelijkheden, omdat de organisatie en de omgeving continu in beweging zijn.” 

Daarom is het volgens Jayani en Hanane helemaal niet zo gek om inclusie, in relatie tot werving en selectie, te bestuderen vanuit het perspectief van het ecosysteem. Omdat bij inclusieve werving en selectie het niet alleen gaat om wie de beste match is, maar vooral wat deze match nog meer met zich meebrengt. Jayani: “Inclusieve werving en selectie dwingt je om verder te kijken en te denken dan alleen het vervullen van de vacature.”

Mét elkaar

Door dit systeemdenken zorg je er ook voor dat al jouw inspanning op het gebied van werving en selectie geen losse activiteit is, maar altijd in relatie staat tot en van invloed is op het ecosysteem. Als je bijvoorbeeld een nieuwe medewerker aanneemt die een grote afstand heeft tot de arbeidsmarkt, dan draag je ook bij aan het vergroten van de economische zelfstandigheid van deze persoon en van iedereen in diens systeem. Het aannemen van deze persoon is geen vorm van liefdadigheid of maatschappelijke betrokkenheid, met deze gedachte doe je jezelf, de medewerker en de organisatie tekort. Het aannemen van deze medewerker betekent letterlijk dat je een essentiële schakel hebt geactiveerd in jouw ecosysteem. “De plek voor deze medewerker is er altijd al geweest in jouw systeem, alleen heb je deze schakel niet eerder benut.”

Bekijk je een organisatie niet vanuit een ecosysteemgedachte, dan zou een homogene organisatie – hoe gek het ook klinkt – inclusief kunnen zijn. Want de organisatie sluit toch niemand uit? Iedereen die er werkt is welkom en voelt zich, als het goed is, thuis. Het ecosysteem helpt je om zaken zichtbaar te maken en om het onderscheid te kunnen maken tussen een inclusieve organisatie en een toegankelijke organisatie. Bij het laatste zeg je dat de deuren wijd openstaan en iedereen binnen mag komen en evenveel kans maakt. Er is een ideaalbeeld dat niet gebaseerd hoeft te zijn op de werkelijkheid. Het is immers jouw beleving dat de deuren wijd openstaan en iedereen welkom is. 

In de transformatie naar een inclusieve organisatie, ben je je bewust van de relaties tussen de schakels, de afhankelijkheden en de dynamiek die er intern en extern is. Je zult dan ook beter begrijpen dat iedere schakel voeding is voor de verbonden schakels en dat het onbenut laten van schakels niet bijdraagt aan het functioneren van het systeem. Diversiteit is dan geen keuze meer, maar een gegeven. 

Aan de slag

De vacature is wat ons betreft een mooi moment voor de selfie. Het liefst zien we dit gebeuren nog voor de vacature ontstaat: met het team het gesprek voeren over waar je nu staat en waar je als team naartoe wilt groeien. Wat vraagt deze transitie van iedereen? Kan iedere medewerker zichzelf zijn en gunt iedere medewerker de ander de ruimte om zichzelf te kunnen zijn? Wat is het gemeenschappelijk doel? En hoe zijn we met elkaar verbonden? Je kijkt dan niet alleen naar de waarden, maar ook naar hoe het werk inhoudelijk en procesmatig verbonden is in het team, zowel binnen als buiten de organisatie. Probeer het ecosysteem met elkaar te schetsen: waar zitten we middenin of van welk groter geheel zijn wij een onderdeel? Welke schakels zijn geactiveerd en welke zijn nog onbenut? Wat gebeurt er met de onderlinge relaties en afhankelijkheden als de vacature vervuld wordt en wat betekent dit voor ons als team?

Er ontstaat dan ruimte om rollen en posities te kunnen herdefiniëren en er komt ruimte voor een generatie die nog ondervertegenwoordigd is binnen de organisatie, maar hierin onmisbaar is. Hierdoor neemt het lerend vermogen van het team en van de organisatie toe. En je werkt op zo’n moment niet alleen aan de onboarding van de nieuwe medewerker, maar aan die van alle medewerkers. Iedereen is betrokken, mag een stem laten horen en het kapitaal wordt benut. Om dit denken te stimuleren, heb je betekenisvolle leiders nodig. Personen die in staat zijn om ruimte te creëren voor deze nieuwe inzichten en in staat zijn om deze te verbinden aan het collectief belang, zonder hierbij oog voor het individu te verliezen. Inclusieve werving zou wat Hanane en Jayani betreft altijd gezien moeten worden als een kans om een systeem van gelijkheid te creëren: alle schakels op waarde schatten en benutten. 

Doordat teams van samenstellingen veranderen, zul je steeds meer weeffouten die uitsluiting in de hand werken herkennen en zien. Door inclusieve werving en selectie neem je bewust afstand van de probleemgerichte benadering: ‘er is een vacature en die moet snel opgevuld worden’. Je ziet het juist als een kans om de onbenutte schakels van jouw ecosysteem te activeren. Je ziet de medewerkers hierdoor niet vanuit het perspectief ‘pas je bij de organisatie of pas je in de functie?’ Maar als ‘jouw waarde is onmisbaar voor ons, hoe kunnen wij jou laten functioneren op een manier die bij jou past?’ 

Dit vraagt dat je in jouw selectieproces methodisch te werk gaat. Om het ecosysteem optimaal te kunnen laten functioneren, zul je sommige processtappen moeten standaardiseren om de menselijke willekeur te reduceren. Door onze persoonlijke overtuigingen, vooroordelen, vooringenomenheid en ervaringen sluiten we namelijk mensen uit. Dit doen we vanzelfsprekend ook in de selectie van kandidaten. In een ecosysteem zou de natuur zijn werk doen, maar wij brengen als mens de natuur in gevaar. Door menselijk gedrag, veranderen we het functioneren van iedere schakel in het systeem. Er is gelukkig een zelfherstellend vermogen, maar als iets systemisch gebeurt dan gaat de correctie niet meer vanzelf. 

Deze menselijke willekeur zal je in de selectie goed moeten ondervangen. Bij IZI Solutions en bij Gouden Gasten helpen we dit patroon te doorbreken door te werken met scoreformulieren waarop je alle kandidaten op dezelfde punten beoordeelt, zodat je ze ook goed met elkaar kunt vergelijken. Ook wordt er rekening gehouden met de samenstelling van de selectiecommissie: diversiteit in de commissie helpt jou om de onbenutte schakels beter te herkennen. Verder doorbreek je dit patroon door van te voren goed na te denken over de vragen die je wilt stellen. Maar ook door je af te vragen welke informatie je echt uit een c.v. en brief haalt en welke informatie je het beste uit een gesprek haalt. En evalueer na iedere ronde. Wie is uitgevallen en waarom? Was de reden legitiem? Het reductionistisch denken komt in deze fase wel goed van pas: je maakt de stappen eenvoudig, eenduidig, objectief en meetbaar, zodat je alle kandidaten langs dezelfde ‘meetlat’ legt en er zo min mogelijk ruimte is voor de menselijke willekeur.

De ideale match

In ons werk dagen wij opdrachtgevers uit om kandidaten te visualiseren als onmisbare schakels in de organisatie. Alleen dan kunnen medewerkers zijn wie ze willen zijn. Dus niet door te kijken naar of ze voldoen aan de lijst met functie-eisen en competenties, want dat zegt alleen iets over de uit te voeren taak. Jayani: “Bij Gouden Gasten is de ideale match maken dan ook niet ons doel. Wat wij belangrijk vinden, is dat we onze opdrachtgevers hebben kunnen uitdagen om verder te kijken dan alleen het actuele vraagstuk. Want alleen door verder te durven kijken, kunnen we de verborgen schakels van het ecosysteem activeren. En op deze manier maak je bij iedere vacature, bij iedere levensfase van de medewerker en bij alle ontwikkelingen in de samenleving opnieuw de balans op. Doe je dit niet, dan sluit je mensen uit. Want wat vandaag de norm is, kan morgen compleet anders zijn.” 

Lees in deel 3: Wat vraagt inclusief leiderschap van jou?